La serie de medidas busca reducir la duplicación de trámites y minimizar las cargas administrativas para los empleadores, ofreciendo una solución integral y moderna que se adecua a las necesidades del mercado laboral, dejando sin efecto los decretos 8304/2017 y 9368/2018.
Actualmente, los empleadores deben realizar trámites duplicados para la inscripción patronal y la entrada y salida de trabajadores tanto en el Instituto de Previsión Social (IPS) como en el Ministerio del Trabjo. Esta redundancia no solo genera una carga administrativa innecesaria, sino que también expone a los empleadores a posibles multas por comunicaciones tardías. Además, para la habilitación de sucursales, los empleadores deben presentar repetidamente una serie de documentaciones, complicando aún más el proceso.
El nuevo decreto introduce múltiples beneficios que buscan aliviar estas cargas y modernizar los procesos, los cuales se irán implementando mediante resoluciones a ser emitidas por el MTESS, en coordinación con las demás instituciones intervinientes en el proceso.
Entre las principales ventajas destacan la automatización y comunicación integrada. Esto significa que las inscripciones patronales y las entradas y salidas de trabajadores comunicadas en el IPS serán automáticamente reportadas al MTESS. También habilita la migración de datos de empleadores desde la Dirección Nacional de Ingresos Tributarios (DNIT) para facilitar la habilitación de sucursales sin necesidad de presentar documentación repetida.
Igualmente, permite la disminución de los documentos requeridos para las inscripciones patronales, la implementación de inscripciones en línea a través de la interconectividad con el Sistema Unificado de Apertura y Cierre de Empresas (SUACE), del Ministerio de Industria y Comercio, y la reducción de costos laborales asociados a la formalización, como gestores, fotocopias y autenticaciones, y ahorro en tiempo.
Asimismo, centraliza de los registros en el Sistema REOP, permitiendo comunicaciones en carácter de declaración jurada y transmisión en línea de documentos laborales electrónicos; la eliminación de la necesidad de llevar libros laborales físicos, ya que estos serán elaborados electrónicamente a partir de las comunicaciones en el REOP; y la supresión de la presentación de planillas laborales y la rúbrica de los libros laborales.
El decreto promueve igualmente innovaciones tecnológicas que facilitan el acceso a datos e información para los empleadores. Algunas de las nuevas funcionalidades incluyen las inscripciones patronales y comunicaciones de entrada y salida de trabajadores en línea con el IPS, la automatización en la elaboración de los libros laborales en formato electrónico, la autogestión para empleadores en la elaboración de la liquidación de salarios y aguinaldo conforme a la ley, el acceso del trabajador a la liquidación de salarios desde cualquier conexión a internet, la disponibilidad de herramientas como calculadoras de vacaciones y liquidación final de haberes, y la emisión de certificados de trabajo electrónicos.
